Outreach

Die Outreach-Automation vereinfacht die Kontaktaufnahme mit potenziellen Unternehmen erheblich. Mithilfe der Generierung und des Versands von Briefen, Serienbriefen oder E-Mails lassen sich bestimmte Zielgruppen mit einem reduzierten Arbeitsaufwand ansprechen. Hierfür bietet ProxDeal flexible Anpassungsmöglichkeiten, die sowohl eine vollständige Automatisierung als auch individuelle Gestaltung ermöglichen und im Folgenden näher erläutert werden.

Einstieg

Die Outreach-Automation kann entweder über die Longlist-Übersicht gestartet werden, indem eine bereits gelieferte Longlist ausgewählt und geöffnet wird. Ansonsten kann diese direkt über die „Outreach“- Funktion in der linken Leiste angefangen werden. Diese Longlist kann mit dem „Longlist auswählen“-Feld geändert werden, da hier aus allen anderen generierten Longlists ausgewählt werden kann.

Die Umwandlung einer Longlist in eine Shortlist, ist durch das Aus- und Abwählen bestimmter Unternehmen in der Longlist-Übersicht gewährleistet und kann vor dem Outreach festgelegt werden.

Diese Shortlist kann nun als „Selektion“-Option genutzt werden, um für die bestimmte Auswahl den Outreach zu beginnen. Alternativ besteht die Möglichkeit, Serienbriefe oder E-Mails für alle in der Longlist enthaltenen Leads zu generieren.

Erstellung eines Serienbriefs oder einer Serienmail

In der Art des Outreach kann man sich entweder für ein Brief- oder für ein Mailformat entscheiden. Der wesentliche Unterschied liegt hierbei in der Darstellung der Daten in der Kopf- und Fußzeile, wie später zu sehen sein wird.

Unabhängig von der gewählten Methode müssen im nächsten Schritt die Unternehmensdaten und relevanten Kontaktdaten angegeben werden. Hierbei ist es wichtig, alle mit einem Stern markierten Felder auszufüllen, um fehlende Angaben und unvollständige Inhalte zu vermeiden.

Je nachdem, ob man sich für einen Brief oder eine E-Mail entscheidet, unterscheiden sich die Darstellungen der ausgefüllten Daten und die Platzierungen der Elemente.

Sowohl bei einem Brief als auch bei einer E-Mail besteht die Möglichkeit, ein Unternehmenslogo als PNG-Datei in den Outreach einbinden zu lassen. Während das Unternehmenslogo bei einem Brief im Briefkopf erscheint, wird es in einer E-Mail standardmäßig in die Signatur eingefügt.           

Die automatische Generierung von Betreffzeilen und Anschreiben-Texten ist standardmäßig aktiviert, kann aber deaktiviert werden, falls eigene Formulierungen bevorzugt werden.

Individuelle Texte lassen sich einfach in die vorgesehenen Felder eingeben und per Enter-Taste oder mit der Tastenkombination "Strg + Enter" übernehmen. Wichtig zu beachten ist, dass die automatisch generierten Texte variieren, während selbst verfasste Inhalte einheitlich für alle Nachrichten verwendet werden. Sowohl die Anrede als auch die Grußformel werden automatisch eingefügt und bleiben auch bei manuell verfassten Texten bestehen.

Anpassungsmöglichkeiten des Brief-Formats

Einige zusätzliche Optionen bestehen nur für Serienbriefe: Zuerst kann die Fußzeile mit den Kontakt- und Datenhinweisen bei Bedarf abgewählt und weggelassen werden. Wer eine persönliche Note hinzufügen möchte, kann sich zudem entscheiden, die handschriftliche Unterschrift auf jeden Ausdruck zu setzen. Ansonsten kann diese durch eine digitale Unterschrift als PNG-Datei ersetzt werden. Des Weiteren lassen sich die seitlichen Locher- und Falzmarkierungen, welche einem ordentlichen Ausdruck dienen, auf Wunsch entfernen.

Anpassungsmöglichkeiten des E-Mail-Formats

Bei der E-Mail-Version besteht die Möglichkeit, den unteren Part mit der automatisch generierten Signatur gänzlich wegzulassen. Lediglich wenn diese Signatur automatisch generiert wird, kann in diese das Unternehmenslogo optional eingebunden werden. Ansonsten kann der gesamte Signatur-Teil der E-Mail manuell erstellt und individuell eingefügt werden.

Vorteile

Die erhebliche Zeitersparnis, die durch Automatisierung erzielt werden kann, gilt als einer der größten Vorteile. Denn mit dem Outreach-Tool ist es für Unternehmen möglich, eine große Zahl potenzieller Kunden schnell zu erreichen, ohne dabei auf hohe Qualitätsstandards bei der Ansprache verzichten zu müssen.

Ein weiterer Vorteil besteht in der Möglichkeit, gezielt gewollte Kunden anzusprechen, da durch die Vorselektion einer Shortlist die Kontaktaufnahme mit bestimmten Zielgruppen anvisiert werden kann. Zudem gibt es immer ein gewisses Maß an Flexibilität, denn auch wenn die Erstellung der Anschreiben automatisiert erfolgt, können diese stets individuell angepasst werden, um besonderen Bedürfnissen oder spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.

Nicht zuletzt wird sichergestellt, dass Unternehmenslogos, Unterschriften und andere wesentliche Elemente strukturiert integriert werden können, sodass E-Mails oder Briefe eine persönliche Note aufweisen können. Ob automatisch, individuell angepasst oder eine Kombination aus beidem – mit ProxDeal ist ein kontrollierter Outreach möglich, ohne auf Flexibilität und Individualisierung verzichten zu müssen.

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