Unternehmenslisten anreichern

Im M&A-Alltag entstehen Unternehmenslisten an vielen Stellen: als Export aus dem CRM, als Teilnehmerliste einer Fachmesse, als Auszug aus einem Branchenverzeichnis oder als Zielliste, die ein Mandant bereits mitbringt. Gemeinsam haben diese Listen meist, dass sie außer dem Firmennamen und vielleicht dem Ort kaum verwertbare Informationen enthalten. Wer daraus eine belastbare Grundlage für Ansprache, Bewertung oder Priorisierung machen will, muss die fehlenden Daten für jedes Unternehmen einzeln nachrecherchieren.

Mit der Anreicherung im ProxDeal-Terminal lässt sich dieser Schritt automatisieren. Eine vorhandene Liste wird hochgeladen und innerhalb weniger Minuten zu einer vollständigen Longlist mit Register-, Finanz- und Gesellschafterdaten ergänzt. Welche Daten dabei hinzukommen und worauf bei der Ausgangsliste zu achten ist, zeigen die folgenden Abschnitte.

Warum Unternehmenslisten selten vollständig sind

Die meisten Listen werden für einen bestimmten Zweck angelegt und später für einen anderen weiterverwendet. Eine Messeliste soll zunächst nur festhalten, wer am Stand war, und ein CRM-Export enthält genau die Felder, die irgendwann einmal gepflegt wurden. Für eine M&A-Fragestellung fehlen dann regelmäßig die entscheidenden Angaben: Umsatz und Ergebnis, die Gesellschafterstruktur, das Alter der Inhaber, die vertretungsberechtigten Personen und der aktuelle Status im Handelsregister.

Hinzu kommt, dass diese Informationen im DACH-Raum über mehrere Quellen verteilt sind. In Deutschland stehen Stammdaten und Vertretungsberechtigte im Handelsregister, Jahresabschlüsse im Unternehmensregister und Gesellschafter in den hinterlegten Gesellschafterlisten. In Österreich ist das Firmenbuch die maßgebliche Quelle, in der Schweiz das Handelsregister mit dem zentralen Suchdienst Zefix. Wer eine Liste von 200 Unternehmen von Hand ergänzt, öffnet deshalb für jedes einzelne Unternehmen mehrere Register, liest Dokumente aus und überträgt die Werte in die eigene Tabelle.

Das Ergebnis ist fehleranfällig und schnell veraltet. Schon kleine Abweichungen beim Firmennamen führen dazu, dass ein Unternehmen nicht gefunden oder mit einer gleichnamigen Gesellschaft verwechselt wird. In der Praxis werden solche Listen deshalb oft nur teilweise ergänzt oder gar nicht weiterverwendet, obwohl sie wertvolle Kontakte enthalten.

Welche Daten bei der Anreicherung ergänzt werden

Bei der Anreicherung ordnet ProxDeal jedes Unternehmen der Liste einem Registereintrag zu und ergänzt anschließend dieselben Daten, die auch eine Longlist aus der „KI-Recherche“ oder dem „Datafinder“ enthält. Je Unternehmen stehen damit über 150 Datenpunkte zur Verfügung, unter anderem:

• Register- und Stammdaten: Rechtsform, Registernummer und Registergericht, Adresse, Website und Status der Gesellschaft.
• Finanzkennzahlen: Werte aus den veröffentlichten Jahresabschlüssen wie Bilanzsumme, Eigenkapital oder Jahresüberschuss. Wo ein Unternehmen seinen Umsatz nicht offenlegt, ergänzt ProxDeal eine per Machine Learning modellierte Schätzung für Umsatz und EBIT, die in der Liste ausdrücklich als Schätzwert gekennzeichnet ist.
• Gesellschafter und wirtschaftlich Berechtigte: direkte Gesellschafter mit Anteilen und Altersstruktur sowie UBOs mit einer effektiven Beteiligung von über 25 Prozent.
• Vertretungsberechtigte: Geschäftsführer und Prokuristen mit Funktion und, sofern verfügbar, LinkedIn-Profil.
• Geschäftsmodell: Beschreibung, Industrie, Produkte, Services und Kerngeschäft auf Basis der Unternehmenswebsite.

Unternehmenslisten im ProxDeal-Terminal anreichern

Die Anreicherung ist ein eigener Bereich im Terminal und benötigt keine weiteren Werkzeuge. Der Ablauf besteht aus drei Schritten.

Einstieg

Über den Menüpunkt „Anreicherung“ in der linken Seitenleiste ist die Funktion erreichbar. Dort stehen zwei Wege zur Verfügung: das Hochladen einer vorhandenen Datei oder das direkte Ausfüllen einer Tabelle im Browser.

Schritt 1: Liste hochladen oder Tabelle ausfüllen

Vorhandene Listen werden als XLSX- oder CSV-Datei per Drag & Drop hochgeladen, wobei eine Datei bis zu 10 MB groß sein darf. Für kürzere Listen oder einzelne Unternehmen eignet sich die Tabelle im Browser, in die bis zu 800 Unternehmen je Durchlauf eingetragen werden können. Die Tabelle enthält die Spalten Firmenname, Rechtsform, Registernummer, Registergericht, Land und Notiz. Pflicht ist je Zeile lediglich der Firmenname oder die Registernummer. Bereits eingetragene Unternehmen werden zwischengespeichert und stehen beim nächsten Login wieder zur Verfügung.

Schritt 2: Spalten zuordnen

Über „Weiter zur Zuordnung“ wird festgelegt, welche Spalte der hochgeladenen Datei welchem Feld entspricht, etwa die Spalte „Kunde“ dem Firmennamen oder „HRB“ der Registernummer. Für jede Spalte schlägt ProxDeal bereits eine Zuordnung vor und zeigt Füllgrad und Beispielwerte an, sodass die eigene Datei in der Regel nicht vorher an ein bestimmtes Format angepasst werden muss. Unterhalb der Zuordnung prüft das Terminal, ob jede Zeile einen Firmennamen oder eine Registernummer enthält, und weist darauf hin, wenn zusätzliche Angaben wie Land oder Rechtsform die Trefferquote verbessern würden.

Schritt 3: Anreicherung starten und Ergebnis öffnen

Mit „Als Longlist speichern“ öffnet sich ein Dialog, in dem der Longlist-Typ (Buy-Side, Sell-Side oder M&A-Mandate), der Titel und die Tags festgelegt werden. Nach einem Klick auf „Longlist erstellen“ werden die Unternehmen im Hintergrund identifiziert und angereichert. Zeilen, die sich keinem Registereintrag zuordnen lassen, werden mit dem jeweiligen Grund in den Details der Longlist dokumentiert.

Die Anreicherung dauert etwa drei Minuten. Das Ergebnis erscheint anschließend in der Longlist-Übersicht als neue Longlist mit dem Titel „Anreicherung“ und dem jeweiligen Datum, in der Spalte „Erstellung“ ist sie entsprechend als Anreicherung gekennzeichnet. Sobald der Status auf „Geliefert“ wechselt, kann die Liste geöffnet, gefiltert und als XLSX- oder CSV-Datei exportiert werden.

Worauf es bei der Ausgangsliste ankommt

Wie gut die Anreicherung gelingt, hängt vor allem davon ab, wie eindeutig sich ein Unternehmen zuordnen lässt. Der Firmenname allein reicht in den meisten Fällen aus. Gerade bei häufigen Namen oder bei Unternehmensgruppen mit mehreren ähnlich benannten Gesellschaften sorgen Registernummer und Registergericht jedoch für eine sichere Zuordnung, weshalb sich diese Angaben lohnen, wenn sie in der Ausgangsliste bereits vorhanden sind. Auch die Rechtsform und das Land helfen dabei, zwischen einer GmbH und einer gleichnamigen GmbH & Co. KG zu unterscheiden.

Angereichert werden Unternehmen mit Sitz in Deutschland, Österreich oder der Schweiz, die in einem offiziellen Handelsregister eingetragen sind. Einzelunternehmen ohne Registereintrag oder ausländische Gesellschaften lassen sich auf diesem Weg nicht ergänzen. Es empfiehlt sich außerdem, doppelte Einträge vor dem Hochladen zu entfernen, da sie sonst auch in der Longlist mehrfach erscheinen.

Eigene Informationen aus der Ausgangsliste, etwa der Ansprechpartner aus dem letzten Gespräch oder der Status im eigenen Prozess, gehen bei der Anreicherung nicht verloren. Alle Spalten der hochgeladenen Datei werden zusätzlich unverändert als eigene Spalten in die Longlist übernommen, sodass der Bezug zur ursprünglichen Liste erhalten bleibt. In der Tabelle im Browser steht dafür die Spalte „Notiz“ zur Verfügung.

Was sich mit der angereicherten Liste anfangen lässt

Nach der Anreicherung verhält sich die Liste wie jede andere ProxDeal-Longlist. Sie kann exportiert, im „Outreach Studio“ für personalisierte Anschreiben genutzt und über die Hunter.io-Integration um E-Mail-Adressen von Geschäftsführern und Gesellschaftern ergänzt werden. Über das Info-Menü der Longlist können die Daten zu einem späteren Zeitpunkt außerdem mit „Aktualisieren“ erneut angereichert werden. Die Auswahl der Unternehmen bleibt dabei bestehen, während Finanzdaten, Vertretungsberechtigte, UBOs und Adressen auf den aktuellen Stand gebracht werden.

In der Praxis ergeben sich daraus mehrere typische Anwendungsfälle:

• Messe- und Eventkontakte priorisieren: Nach einer Fachmesse lässt sich anhand von Umsatz, Mitarbeiterzahl und Gesellschafterstruktur schnell erkennen, welche Kontakte für ein laufendes Mandat oder eine Investmentthese relevant sind.
• CRM-Bestand bereinigen: Ein Export aus dem CRM erhält nach der Anreicherung aktuelle Stammdaten, Adressen und Vertretungsberechtigte aus den Registern, sodass sich veraltete Einträge im eigenen System gezielt aktualisieren lassen.
• Nachfolgesignale im eigenen Bestand finden: Über das Alter der Gesellschafter und die Eigentümerstruktur lassen sich bestehende Kontakte identifizieren, bei denen in den nächsten Jahren eine Nachfolge ansteht. Für Deutschland und Österreich sind diese Signale verlässlich, für die Schweiz nur eingeschränkt verfügbar.
• Target-Listen von Mandanten prüfen: Bringt ein Mandant eine eigene Liste möglicher Zielunternehmen mit, ist diese in wenigen Minuten auf Größe, Eigentümer und Geschäftsmodell geprüft, bevor sie mit einer Longlist aus der „KI-Recherche“ zusammengeführt wird.

Für Nutzer, die bereits mit Claude arbeiten, gibt es einen zweiten Weg: Über den ProxDeal-Connector kann eine Excel-Liste auch direkt im Chat angereichert werden. Dieser Weg eignet sich vor allem, wenn die Ergebnisse anschließend in einem Bericht oder einer eigenen Auswertung weiterverarbeitet werden sollen.

Fazit

Unternehmenslisten enthalten oft genau die Kontakte, die für ein Mandat oder eine Investmentthese relevant sind, werden aber selten genutzt, weil die nötigen Daten fehlen. Mit der Anreicherung im ProxDeal-Terminal wird aus einer einfachen Namensliste in wenigen Minuten eine Longlist mit Register-, Finanz- und Gesellschafterdaten, die sich filtern, exportieren und direkt für die Ansprache verwenden lässt. Wer Registernummer und Rechtsform bereits in der Ausgangsliste pflegt, erhält dabei die zuverlässigste Zuordnung.

Häufige Fragen